AutoAudit for
Windows: Un Sistema Completo para incrementar la productividad de la Función de
Auditoría
Con el objetivo de
satisfacer las necesidades crecientes de Herramientas CAATT(*), ENIAC mantiene
una alianza estratégica con Paisley Consulting.
Paisey es un proveedor líder en la industria del software
que ofrece soluciones para GRC “Governance,
Risk and Compliance” incluyendo la Administración de Controles
Financieros, Auditoría Interna, Administración de Riesgos Operacionales,
Gobierno IT, y Administración de Riesgos Corporativos. Por
más de una década, Paisley ha desarrollado software y servicios superiores para
organizaciones grandes y medianas. EL software para Gobierno, Riesgo, y
Cumplimiento siempre ha sido y continúa siendo el enfoque de la compañía.
Aprovechando las mejores prácticas de la industria, la
tecnología basada en estándares y un conjunto de plataformas de software y
opciones de implementación, los clientes de Paisley se han fortalecidos para mejorar la
precisión, consistencia y eficiencia asociada con los procesos de Auditoría
Interna, Administración de Controles Financieros, Administración de Riesgos Operacionales,
Gobierno IT, Administración de Riesgos Corporativos e iniciativas de cumplimiento.
Desarrollado para compañías de cualquier tamaño y múltiples industrias, las
soluciones de Paisley permite a las compañías mejorar los procesos de gobierno, riesgo y
cumplimiento, reducen los costos de cumplimiento, administran y mitigan los riesgos,
y proporcionan visibilidad y aseguramiento.
AutoAudit es un sistema completo para la automatización de
la función de Auditoría, soportando todo el proceso y flujo de trabajo, desde
la fase de planificación, pasando por el trabajo de campo, hasta la preparación
del informe final.
Además del manejo de documentos y papeles de trabajo en
forma electrónica, AutoAudit permite seguir la metodología de evaluación de
riesgos a nivel de entidad o de proceso, la planificación de auditorías y
recursos, seguimiento de hallazgos, reportes de gastos y de tiempo, control de
calidad, y cuenta con la flexibilidad de un módulo de reportes “ad hoc”. Todos
estos módulos están completamente integrados y los datos fluyen de uno a otro
automáticamente.
Eniac brinda una solución integral y efectiva al proporcionar
además del software, todos los servicios necesarios para garantizar el máximo
aprovechamiento a muy corto plazo: Entrenamiento, consultoría y el mas completo
soporte técnico y de aplicación
Beneficios obtenidos con AutoAudit
ü
Eficiencia en el Trabajo: Aumenta la eficiencia
en la conducción de la evaluación de riesgos y planificación anual. El
incremento está entre 20% y 45%.
ü
Base de Conocimiento: Acceso inmediato a toda la
documentación de auditorías pasadas, en ejecución o planeadas.
ü
Flexibilidad: Permite que los auditores puedan
trabajar en lugares distantes con sus réplicas locales de la auditoría en curso
y su posterior sincronización a la base de datos centralizada.
ü
Estandarización y Control: Garantiza el
seguimiento de metodologías de trabajo de acuerdo a las mejores prácticas de la
organización con el uso de una biblioteca de documentos estándares (memoranda,
programas, papeles de trabajo, cuestionarios, evaluaciones, informe final y
otros).
ü
Adaptabilidad: Provee una herramienta de
reportes “ad hoc” para la generación de informes, tablas y gráficos con los
formatos requeridos para el Comité de Auditoría o Auditor General.
ü
Comunicación: Mejora la comunicación con los
auditados en el seguimiento de los hallazgos y planes de acción.
ü
Reducción de Costos y Aprovechamiento del
Recurso más valioso (el Auditor): Se reducen los costos y el tiempo de
mocumentaci&oacuue;n y revisión ( de papeles, logrando invertir más tiempo
en la auditoría per se, añadiendo así valor ( ! a la labor de auditoría.
ü
Seguridad y Confidencialidad: Permite ( la
creación de usuarios definiendo perfiles según su rol dentro de la auditoría
para controlar el acceso de documentos e integridad de la información. Con sus
algoritmos de cifrado (encriptación) AutoAudit garantiza la confidencialidad de
información.
ü
Facilidad de Uso: AutoAudit se aprende e
implementa en menos de una semana. Eniac proporciona toda la asistencia
necesaria.
ü
Integración con ACL: Es posible integrar los
procesos de análisis de datos que se efectúan con ACL en los papeles de trabajo
de AutoAudit.
Funcionalidad de AutoAudit for Windows
ü
Planificación de Auditorías en función de la
Evaluación de Riesgos, siguiendo la metodología de evaluación vertical y/o por
proceso.
ü
Programación de auditorías y asignación de
auditores para el trabajo de campo.
ü
Flexibilidad máxima para la numeración e índice
de los programas y papeles de trabajo, enlaces y referencias cruzadas de
documentos.
ü
Mantenimiento de una Biblioteca de Estándares de
programas de auditoría, papeles de trabajo, memos, listas de chequeo,
hallazgos, informes y otros.
ü
Establecimiento de usuarios con perfiles
definidos para crear, modificar, eliminar, revisar o aprobar documentos
específicos, de acuerdo a su rol dentro del flujo de trabajo en el proceso de
auditoría (Gerente, Encargado, Staff).
ü
Creación automática del Informe Final de
Auditoría extrayendo información clave de los hallazgos registrados durante el
trabajo de campo.
ü
Monitoreo de hallazgos para todas las auditorías
visualizado por status, fecha de seguimiento, auditoría, nivel de riesgo y
otros.
ü
Registro de tiempos y gastos para la generación
de reportes.
ü
Elaboración de encuestas post-auditoría así como
también evaluaciones de los auditores.
ü
Disponibilidad de reportes estándares ya listos
para su uso y posibilidad de crear reportes “ad-hoc” según las necesidades.
ü
Mantiene un registro histórico de todas las
actualizaciones, revisiones y aprobaciones de documentos.
ü
Permite personalizar áreas de la aplicación para
reflejar el ambiente de trabajo único de cada organización tales como: áreas de
negocio, factores de riesgo, calificaciones de hallazgos, entre otros y se
adapta a cualquier estructura de auditoría (COSO, COCO, CSA).
ü
Tiene un algoritmo propio que encripta los datos
asegurando la confidencialidad de la información y su acceso únicamente a
través de la aplicación.
AutoAudit para Windows es una solución amplia, un sistema
totalmente integrado y
automatizado de auditoría que permite a los departamentos de
auditoría completar todo su trabajo en una sola base de datos. Con los módulos
para la evaluación de riesgos, la planificación, la programación, papeles de
trabajo, presentación de informes, seguimiento de observaciones, horas y
gastos, control de calidad y registros de personal, AutoAudit es la forma más
completa de mantener su departamento de auditoría. AutoAudit automatiza los
aspectos clave de su proceso de auditoría, incluyendo:
• Evaluación
de Riesgo
Le ayuda a identificar los criterios de riesgo y definir
modelos de riesgo. Con el módulo integrado de evaluación de riesgos, los
auditores pueden seguir una metodología verticales (una auditoría del universo
compuesto por entidades auditables definidas por el usuario), horizontal,
utilizando la metodología Evaluación de Riesgos por Proceso de Negocios (ERPN),
o ambos para identificar criterios de riesgo.
• Programación
de Fuerza de Trabajo
Usando la interfaz drag-and-drop, los gerentes pueden
administrar y programar los recursos de su staff.
• Papeles
de Trabajo
Los auditores de campo pueden crear papeles de trabajo
usando un programa de trabajo común, como Microsoft Office. Los papeles de
trabajo están disponibles inmediatamente para todos los miembros que colaboran
y gerentes de revisión y comentarios.
Componentes de AutoAudit para Windows ƒ
-
Workforce ™
El módulo permite planificar el personal y los recursos. La
función de arrastrar y soltar en el calendario elimina la dificultad de
reorganizar la planificación de las auditorías. La funcionalidad de búsqueda
hace coincidir habilidades de auditor y disponibilidad para una determinada tarea.
En la sección “Planificación de la Fuerza de Trabajo”, los gerentes pueden
fácilmente manejar los recursos de personal usando la funcionalidad de
arrastrar-y-soltar. ƒ
- SNAP!
Reporter® LE (Edición Limitada)
SNAP! Reporter LE es
la versión del software SNAP! Reporter incluida en AutoAudit. Tiene todas las
funcionalidades de informes y gráficos. Es su exclusiva herramienta de
elaboración de informes especiales que le da el poder y el control para
producir informes de alta calidad y gráficos. Los Gerentes pueden generar
informes de resultados departamentales en forma de documentos de texto,
gráficos o calendarios.
ACERCA DE PAISLEY
Paisley fue fundada en 1995 cuando se desarrolló AutoAudit,
la primera solución de software de auditoría negocios de la empresa. Paisley
ofrece un enfoque holístico único para las soluciones de gestión de los riesgos
y auditoría. Los marcos innovadores de las soluciones de auditoría son
escalables para apoyar tanto corporaciones como organizaciones pequeñas y
medianas. Compatible con los entornos de TI existentes,
Paisley proporciona beneficios de largo plazo en la gestión
de riesgos mediante la integración con los recursos existentes de TI y la
utilización seguridad basadas en perfiles para la distribución de
responsabilidades. Las soluciones automatizadas son fáciles de adaptar y
aplicar, estableciendo en toda la empresa responsabilidad y cumplimiento.
Licenciamiento
El código fuente de
AutoAudit es propiedad de Paisley y cada instalación del programa es autorizada
al cliente según el correspondiente acuerdo de licencia.
PANORAMA GENERAL
Seguridad
AutoAudit almacena todos los documentos en una única base de
datos. La base de datos procee seguridad para todos los documentos. Los
documentos no pueden se accedidos desde fuera de la base. AutoAudit utiliza
roles para identificar los permisos de acceso de los usuarios del programa.
AutoAudit utiliza identificación consistente para identificar a los usuarios en
todas las auditorías. No se requieren establecer nuevas identificaciones de
usuarios cada vez que se crea una auditoría.
Configuración ƒ
• El
asistente de configuración lo Guía a través del proceso de configuración. ƒ
• Los roles
de usuarios, categorías, e ítems de Configuración de Auditor se definen después
de la instalación. ƒ
• Los
usuarios autorizados pueden cambiar la información en cualquier momento para
que AutoAudit refleje y soporte cambios en el departamento.
Biblioteca ƒ
• Observaciones
Estándares, Formatos, Informes, Plantillas y Archivos de Soporte pueden ser
configurados.
• Una gran
biblioteca de plantillas estándares hace que sea fácil implementar una
metodología de auditoría consistente. ƒ
• La
biblioteca de Archivos Estándares de Soporte ayuda a administrar sus documentos
en AutoAudit. Puede definir su propia jerarquía de carpetas y archivos de
seguridad mediante la creación y gestión de carpetas para organizar todos sus
archivos adjuntos. La biblioteca guarda sus archivos para preservar las
versiones anteriores de archivos y los almacena en un lugar seguro.
Evaluaciones de Riesgo
Mediciones
cuantificables se pueden establecer para comparar niveles de riesgos usando: 1)
Evaluación de Riesgo Vertical
2) Evaluación de Riesgo Horizontal (Evaluación de Riesgo por
Proceso de Negocio)
AutoAudit utiliza las Evaluaciones de Riesgos y
Cuestionarios para reunir información acerca de posibles áreas auditables. Los
resultados se muestran en varias vistas diferentes para priorizar las entidades
auditables ƒ
• La
evaluación de los riesgos debe ser comparable para permitir integrar los
departamentos de auditoría para priorizar auditorías. ƒ
• Documentos
de Procesos de Negocios son creados para las áreas de mayor riesgo
identificado. ƒ
• Los
Riesgos y Controles son identificados para cada Proceso de Negocio usando los
modelos de Riesgos y Controles.
Programación de Auditoría y Asignación de Auditores
• Después
que se completan los modelos de riesgo, se planifica el Calendario de
Auditorías para el próximo año. Los usuarios pueden utilizar las evaluaciones
de riesgos de AutoAudit, modelos preexistentes en hoja de cálculo, o una
combinación de éstos. ƒ
• Las
auditorías pueden ser programadas con regularidad, cuando se indica en la
Evaluación de Rasgos, o cuando la Gerencia recomienda que la auditoría debe
realizarse. ƒ
• El
programa de auditoría muestral grupo de auditores, el tipo de auditoría, la
división, región, unidad de negocio y la ubicación de auditoría para garantizar
la cobertura. ƒ
• Los
Auditores pueden ser asignados a una auditoría planificada por un documento de
asignación de auditores, que le permite asignarlos para auditorías completas o
partes de ellas, indicando el número de días de la semana, y la cantidad de
horas por día de trabajo. Este formulario puede ser creado a partir de la
Configuración de la Auditoría y del Documento de Planeación. ƒ
• La
información sobre la fecha prevista para las auditorías y los auditores
asignados se pueden ver gráficamente y ajustados en el calendario de la Fuerza
de Trabajo. ƒ
• Una nueva
auditoría comienza cuando se crea un formulario de Auditoría. Este formulario
puede ser creado desde varios lugares dentro del programa. ƒ
• El
formulario de Auditoría establece la identificación de la auditoría y el enlace
a toda la documentación relacionada desde la planificación hasta su
completamiento. ƒ
• Las
Listas de Control (Control de Calidad, Emisión de Informes y Planes de Viajes)
son usadas para identificar que se necesita para realizar la auditoría
Programas de Auditoría
• Los
programas de auditoría y las matrices de prueba permiten tanto utilizar
documentos con formatos libres de Word o Excel como programas de auditoría como
crear papeles de trabajo. Las matrices de prueba generarán automáticamente
papeles de trabajo desde los documentos de evaluación de riesgo por proceso de
negocio. ƒ
• Los
Programas de Auditoría se crean para organizar el trabajo de campo y determinar
la información del proceso, riesgo y control que se van a auditar. ƒ
• Como se
indica en el primer párrafo, AutoAudit tiene un formulario para Programas
Estándares de Auditoría que son definidos por el usuario. Esta característica
puede utilizarse en múltiples formas:
Los
usuarios puede copiar un Programa Estándar de Auditoría al formulario de
Programa de Auditoría.
Crear su
propio Programa de Auditoría.
Importar
de otro procesador de texto. ƒ
• Los
Procesos, Riesgos y Controles pueden copiarse a una auditoría y usarse como
programas de auditoría, creando papeles de trabajo, observaciones y planes de
acción si corresponde.
Papeles de Trabajo, Comentarios, Observaciones y Planes de
Acción
• Los
Papeles de Trabajo se usan para documentar la información relevante que el
auditor recibe durante el curso de una auditoría.
• La
información recibida puede incluir los resultados de la evaluación de control,
entrevistas, llamadas telefónicas, reuniones u otra documentación recolectada
por el auditor.
• Los
Papeles de Trabajo pueden crearse desde varios lugares. Los Papeles de trabajo
puede crearse y copiarse de otro programa o vinculados de manera que se
actualizan cuando el archivo original cambia.
• Una
auditoría podrá contener varios papeles de trabajo.
• Los
Papeles de Trabajo están vinculados a un objetivo apropiado en el Programa de
Auditoría, Procesos de Negocio, Riesgos y Controles para asegurar que el
objetivo está cubierto y permite revisar fácilmente el documento enlazado
haciendo clic en DocsEnlazados.
• Los
Papeles de Trabajo pueden contener textos, gráficos, diagramas de flujo,
documentos escaneados y hojas de cálculo y pueden también hacer referencia a
otros documentos.
• Los
Papeles de Trabajo contienen la información de aprobación y están organizados
en la Vista de Papeles de Trabajo. (Los auditores pueden revisar los papeles de
trabajo haciendo click en DocsEnlazados o accediendo por la vista).
• Los
Papeles de Trabajo se revisan y se aprueban usando el botón de Aprobación en el
formulario.
• Las
Observaciones de las auditorías pueden crearse desde el Papel de Trabajo cuando
una situación identificada necesita posterior debate o acción.
• Los
Planes de Acción se crean desde la Observación para identificar responsables,
pasos requeridos y plazos previstos.
• Varias
observaciones se pueden crear desde el mismo Papel de Trabajo.
• Varios
Planes de Acción pueden crearse desde una misma observación.
• Pueden
crearse comentarios internos. Los comentarios abiertos permiten su seguimiento
y sólo el autor de un comentario puede aprobarlo, asegurando que las preguntas
son contestadas adecuadamente.
• La
observación contiene posibles hallazgos y sus disposiciones.
• Las
Observaciones y Planes de Acción que se marcan paral informe de auditoría, son
llevadas al informe de auditoría.
• Los
formatos de Informes Estándares pueden copiarse desde la Biblioteca de
Estándares.
• El
seguimiento de los hallazgos se realizan mirando alguna de las vistas diseñadas
para proporcionar información sobre toda la gestión, desde un resumen de todas
las observaciones, a los detalles de hallazgos abiertos, el estado de los ítems
de los cuales se hace seguimiento, los temas retrasados y el valor de ahorros o
pérdidas evitadas por observaciones de auditoría.
Informes ƒ
• Funcionalidad
Push/Pull (Llevar/Traer): AutoAudit proporciona la creación de informes en
Microsoft Word con la funcionalidad de traer automáticamente los campos claves
de los formularios de observaciones y planes de acción al informe. Luego de que
el informe ha sido creado el programa puede llevar los cambios realizados en el
informe a las observaciones o planes de acción de origen en AutoAudit. para su
sincronización. Esta funcionalidad elimina la necesidad de cortar y pegar
durante el proceso de preparación del informe de auditoría y asegura que el
informe y la información de los formularios de AutoAudit será consistente. ƒ
• Los
informes pueden construirse basados en criterios estándares definidos por la
organización. ƒ
• Informes
estándares y personalizados pueden crearse dinámicamente usando la tecnología
de SNAP! Reporter® LE ƒ
• Los
factores de productividad pueden ser informados al analizar un resumen de todas
las observaciones abiertas, los puntos de retraso, el seguimiento, dinero
ahorrado por resolver observaciones de auditoría, y muchos otros temas.
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